Método Kanban: O que é e como utilizar

O que é?

Kanban é um sistema extremamente versátil de gestão visual que tem como objetivo o controle das atividades através de um fluxo definido por colunas e cartões. Cada cartão representa uma atividade e as colunas representam o status desta atividade, como mostra a imagem abaixo. 

Como surgiu?

O termo “kanban”, em sua tradução literal do japonês, significa “cartão”, e foi um conceito criado por Taiichi Ohno em 1940, quando era diretor da Toyota. Sua aplicação inicial era reduzida à utilização de cartões para sinalizar a finalização de um processo produtivo, puxando a linha de produção. Em 2004 o Método Kanban propriamente dito foi criado por David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis.

Com o surgimento do método, foram definidos dois tipos: Kanban de produção e Kanban de movimentação.

• Kanban de produção: foco na gestão de tarefas, e possui três colunas básicas: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Cada cartão posicionado na coluna “feito” significa que uma entrega foi feita, normalmente simbolizando a finalização da produção de um item.

• Kanban de movimentação: foco no controle de entradas e saídas de estoque, fazendo o controle da produção para que não haja o acúmulo excessivo ou a falta de produtos. Neste caso, as informações contidas nos cartões são referentes à necessidade de produção de cada produto 

Como aplicar?

Existem quatro passos básicos para a aplicação do Método Kanban, são eles:

1. Equipe: o primeiro passo para a aplicação da metodologia é o alinhamento com a equipe. O Kanban exige a participação de todos e muda a dinâmica de diversos processos para que se tornem mais eficientes, portanto, é necessário que haja a apresentação dos conceitos, princípios e exemplos.

2. Mapear processos: o mapeamento dos processos executados pela empresa é importante pois a partir destas informações é possível definir quais colunas serão necessárias para traduzir as etapas pelas quais as atividades a serem acompanhadas passam.

3. Definir prioridades: para que haja o alinhamento na comunicação, é necessário definir um esquema de priorização universal, normalmente baseado em cores, onde cada cor representa a urgência na execução de cada atividade. Esta prática auxilia na melhora do desempenho da equipe e aumenta a produtividade.

4. Medição: é necessário manter a mente aberta para possíveis mudanças no quadro Kanban, e isso requer uma constante análise do funcionamento da metodologia no dia a dia da empresa. A melhoria contínua é uma visão importante e impulsiona a evolução da equipe e, para que ocorra, necessita de uma constante avaliação e busca por pontos de melhoria.

Importância e benefícios

O controle das atividades executadas dentro de uma organização pode ser feito de diversas formas, porém nem todas elas fornecem um entendimento tão simplificado e claro quanto a metodologia Kanban. Algumas vantagens proporcionadas pela utilização do Kanban são:

• Autonomia: o caráter visual da metodologia faz com que qualquer funcionário que olhe para o quadro compreenda exatamente em que ponto estão as atividades e o que deve ser feito em seguida, diminuindo assim o tempo necessário de alinhamento das equipes.

• Priorização de tarefas: através do sistema de cores implementado na metodologia, é possível criar um esquema de prioridades e trazendo um foco à equipe.
  
• Aumento da produtividade: através da priorização de tarefas e da economia de tempo gerada pela autonomia, há um maior tempo produtivo.
  
• Redução de custos: com a aplicação da metodologia, há um maior controle do tempo dedicado pela equipe a cada atividade, sendo possível a rápida identificação dos gargalos e alocação assertiva de recursos para solucioná-los.

• Colaboração: há uma melhora no clima organizacional, já que os funcionários são capazes de acompanhar o trabalho uns dos outros através do quadro e alocar esforços para setores mais sobrecarregados.