Gap List, Gap Analysis & Matriz GUT

Gap list e Gap Analysis

Gap list e Gap analysis fazem parte de um método de visualização da performance de um negócio que determina se os requisitos e objetivos do negócio estão sendo atendidos e, caso não estejam, que passos podem ser tomados para que sejam. A palavra “gap” significa “espaço” e se refere ao espaço entre “onde o negócio está” e “onde queremos que o negócio esteja”.

Este método normalmente é utilizado por equipes com foco em melhoramento de processos como o primeiro passo (diagnóstico), mas pode ser aplicado em diversas outras áreas da empresa, como satisfação do cliente, produtividade e custo de cadeia de suprimentos. Pequenos negócios podem tirar grande proveito do método enquanto ainda tentam definir a alocação de seus recursos. 

Como aplicar?

O primeiro passo é estabelecer objetivos específicos a partir da missão da empresa, seus objetivos estratégicos e objetivos de melhoria. O próximo passo é a análise dos processos atuais através da coleta de dados relevantes sobre desempenho e alocação de recursos para estes processos. Esta coleta de dados pode ser feita através de documentos, mensuração de KPI’s (Key Performance Indicators) ou outras métricas, entrevistas com stakeholders, brainstorming e observação das atividades.

Após a comparação dos objetivos da empresa com a sua situação atual, será possível o desenho de um plano compreensivo com um passo a passo para o preenchimento dos gaps identificados.

Matriz GUT

A priorização é, muitas vezes, tão importante quanto o diagnóstico dos problemas, pois quando todos são considerados com a mesma urgência, nada é urgente, e isso atrasa o desenvolvimento de soluções.

A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia nessa priorização de atividades, fazendo uma análise dos problemas existentes através de sua classificação por três parâmetros:  gravidade, urgência e tendência. Em outras palavras, é uma ferramenta de gestão utilizada no auxílio da tomada de decisão da empresa.

Os elementos da matriz GUT focam nos seguintes aspectos:

• Gravidade: impacto e intensidade que o problema pode gerar caso não seja resolvido a tempo (análise de consequências).
• Urgência: representa o fator tempo, ou seja, o prazo que você tem para solucionar um determinado problema (definir o que pode esperar mais).
• Tendência: representa o potencial de crescimento de um problema, ou seja, o padrão de evolução que pode piorar a situação (nível de estabilidade).

Como aplicar?

Passo 1: Listagem dos problemas, que pode ser feita através da utilização do Gap list e Gap analysis, vistos anteriormente. 

Passo 2: Definição da gravidade, urgência e tendência dos problemas, e para isto é utilizada uma escala de 1 a 5 nos três elementos.

Passo 3: Multiplicação dos elementos GxUxT para definição da ordem de importância (quanto maior for o valor final da multiplicação, mais prioritário é aquele problema).

Passo 4: Elaboração dos planos de ação, que define quem serão os responsáveis pela resolução de cada problema, como deverão ser conduzidos e qual o prazo para conclusão.

Referências: